Esikuntapäällikkö / verkkokaupan operatiivinen johtaja

Yritys ja haaste

My Moissanite on nopeasti kasvava ja korkealaatuinen verkkokaupan korubrändi, jonka organisaatio on tarkoituksella pieni ja resurssit rajalliset. Toimimme kauniissa toimistossa Madridin Recoletosissa, ja kahdelta parvekkeeltamme avautuu näkymä Palacio de Cibelesille.

Tiimimme on pieni: vain perustaja ja kokoaikainen kehittäjä. Saavutamme kuitenkin huomattavasti enemmän kuin kokoiseltamme yritykseltä voisi odottaa tukeutumalla vahvasti automaatioon, tekoälyyn ja näiden älykkäisiin yhdistelmiin.

Todellisuus on kuitenkin tämä: kasvumme alkaa ylittää operatiivisen rakenteemme kantokyvyn. Liian suuri osa päivittäisestä toiminnasta on yhä vain perustajan päässä, ja liian suuri osa työn toteutuksesta nojaa chat-keskusteluihin, muistiin ja irrallisiin muistutuksiin. Tarvitsemme oma-aloitteisen osaajan johdon oikean käden / verkkokaupan operatiivisen vetäjän tehtävään, joka viihtyy nopeatempoisessa ja hieman sekavassakin ympäristössä ja osaa rakentaa pomminvarmoja järjestelmiä hidastamatta vauhtiamme.

Tämä ei ole pelkkä operatiivinen, asiakastuen tai hallinnollinen rooli. Vastaat kyllä päivittäisen operatiivisen toiminnan sujuvuudesta. Mutta kun se on hallinnassa, merkittävä osa roolistasi on varmistaa, että työtä eri puolilla yritystä seurataan selkeästi, priorisoidaan, viedään maaliin ja kehitetään jatkuvasti.

Mitä tulet tekemään

Tämä tehtävä ei sovi henkilölle, joka haluaa pitäytyä suppeasti rajatuissa tehtävissä. Päävastuunasi on rakentaa järjestelmät, rakenne ja järjestelmälliset työskentelytavat, joiden avulla yritys voi skaalautua. Vaikka hoidat aluksi osan operatiivisesta työstä itse, tavoitteena on, että otat kokonaisvastuun liiketoiminnan toimintamallista ja delegoit kasvumme myötä rutiinitehtävät junioritason operatiiviselle avustajalle.

• Projektinhallinta: Luo yksi yhteinen järjestelmä kaikelle aktiiviselle operatiiviselle ja toimintojen väliselle työlle. Projektien, tehtävien, virheiden, seurannan ja prioriteettien ei pitäisi enää olla hajallaan chat-viesteissä tai irrallisissa muistiinpanoissa, vaan yhdessä luotettavassa lähteessä, johon koko tiimillä on pääsy ja jota kaikki voivat päivittää ja hyödyntää.

• Viikoittainen rytmi ja näkyvyys: Vastaa viikoittaisesta suunnittelusta, katselmoinnista ja raportoinnista, jotta vastuuhenkilöt, määräajat, esteet, myöhässä olevat asiat ja seuraavat askeleet ovat aina näkyvillä.

• Järjestelmien ja prosessien rakentaminen: Luo vakiotoimintaohjeet (SOP:t), tarkistuslistat, työnkulut ja toimintarytmit, joita tarvitaan toistuvan kaaoksen muuttamiseksi luotettaviksi rutiineiksi. Onnistumistasi mitataan sillä, miten suuri osa työstä muuttuu ennakoitavaksi, dokumentoiduksi ja skaalautuvaksi.

• Operatiivinen vastuu: Käytä aluksi noin 5:stä 10:een tuntia viikossa asiakastuesta eteenpäin siirrettyjen tapausten käsittelyyn, toimittajaviestintään, tilausten seurantaan, toimitusprosessin valvontaan ja operatiiviseen hallintoon. Volyymin kasvaessa rekrytoit, perehdytät ja ohjaat junioritason operatiivista avustajaa, joka ottaa vastuun suurimmasta osasta päivittäistä toteutusta.

• Logistiikka ja toimitusketju: Huolehdi tulliasioista ja valvo noutoja, lähetyspoikkeamia, palautuksia ja toimittajien suoriutumista varmistaen, että ongelmat ratkaistaan nopeasti ja johdonmukaisesti.

• Toimiston ja varaston organisointi: Paranna varastonhallintaa ja fyysistä järjestystä, jotta pakkausmateriaalit, operatiiviset tarvikkeet ja tuotevarasto ovat helposti löydettävissä, seurattavissa ja hallittavissa.

Ajan myötä tämän roolin tulisi kehittyä pois rutiininomaisista operatiivisista tehtävistä kohti järjestelmien rakentamista, toteutuksen parantamista, ihmisten johtamista ja johdon tukemista yrityksen tehokkaassa pyörittämisessä kasvun aikana.

Miltä onnistuminen näyttää ensimmäisten 90 päivän aikana

Jos olet oikea henkilö tehtävään, ongelmat ratkeavat ennen kuin niistä ehtii syntyä kriisejä. Ensimmäisten kahden tai kolmen kuukauden aikana olet:

• vapauttanut perustajan täysin rutiininomaisesta operatiivisesta työstä
• rakentanut yhden selkeän järjestelmän aktiivisille tehtäville, virheille, projekteille ja operatiiviselle seurannalle vastuuhenkilöineen, määräaikoineen ja seuraavine askelineen
• luonut luotettavan viikoittaisen suunnittelu- ja raportointirytmin, josta näkyy selkeästi, mikä on estynyt, myöhässä, vaarassa tai seuraavana vuorossa
• dokumentoinut liiketoiminnan sujuvaan pyörittämiseen tarvittavat keskeiset työnkulut ja tehnyt toimiston ja varastoinnin järjestelyistä huomattavasti organisoidumpia ja toimivampia.

Mitä tuot mukanasi

• Kokemus: 3:sta 6:een vuotta käytännön kokemusta verkkokaupan operaatioista, DTC-logistiikasta, asiakasoperaatioista tai vastaavasta nopeatempoisesta startup-ympäristöstä sekä konkreettista kokemusta tehtävä-, projekti- tai toteutusjärjestelmän luomisesta, ylläpitämisestä tai merkittävästä kehittämisestä pienessä tiimissä.
• Kielitaito: sujuva englannin ja espanjan kielen taito.
• Tekninen osaaminen: hallitset sujuvasti CRM-järjestelmät, asiakaspalveluohjelmistot, tehtävähallintatyökalut, taulukkolaskennan, automaatiokonseptit ja API-rajapinnat.
• Asenne: otat vahvasti vastuuta, sinulla on perfektionistin silmä yksityiskohdille ja korkea vaatimustaso työn laadulle. Et odota, että sinulle kerrotaan, mitä korjata, ja edistät tarvittaessa myös muiden työtä.
• Lisäpisteitä saat seuraavissa tapauksissa:
  • jos sinulla on kokemusta (projekti)johtamisesta
  • jos sinulla on työkokemusta korujen tai muiden luksustuotteiden alalta
  • jos sinulla on kokemusta toimittajien koordinoinnista
  • jos sinulla on kokemusta suorasta työskentelystä toimitusjohtajien, perustajien tai kehittäjien kanssa
  • jos sinulla on vahva vaisto prosessisuunnitteluun
  • jos olet asunut ja työskennellyt Madridissa suurimman osan urastasi

Kuka menestyy (ja kuka ei)

Viihdyt meillä erinomaisesti, jos olet proaktiivinen, hieman pakkomielteisen tarkka ja nautit aidosti sekavien toimintatapojen muuttamisesta selkeiksi järjestelmiksi huolehtien samalla siitä, että tiimi työskentelee yhteisten tavoitteiden mukaisesti ja työt etenevät. Osaat johtaa ylöspäin, vaatia tiimiltä vastuullisuutta ja ratkaista asioita lennosta.

Ihmisinä olemme rentoja, mutta suhtaudumme laatuun ja vaatimustasoon erittäin vakavasti. Arvostamme nopeutta, fiksuja ideoita, suoruutta, sopivaa pilkettä silmäkulmassa ja kaiken tarvittavan tekemistä menestyksen eteen.

Todennäköisesti inhoat tätä työtä, jos: tarvitset tarkkaan jäsennellyn suuryrityksen ympäristön, jos kaipaat kapeaa asiakastuki- tai hallintoroolia, jos odotat valmiita tehtävälistoja, jos välttelet vastuuta tai jos kuormitut helposti prioriteettien muuttuessa.

Mitä tarjoamme

• Palkka: 38 000,00 € – 48 000,00 € brutto vuodessa sopivuuden ja kokemuksen mukaan.
• Lomat: 25 päivää palkallista lomaa sekä Espanjan viralliset vapaapäivät.
• Joustavuus: joustavat työajat tuloskeskeisellä otteella sekä mahdollisuus hybridityöhön, kun toiminta on vakaata.
• Vaikutus ja kehittyminen: pääset työskentelemään suoraan perustajan kanssa, oppimiskäyrä tekoälyä ensisijaisesti hyödyntävässä liiketoiminnassa on jyrkkä ja tarjolla on todellinen polku kehittyä vastuullisempaan operatiiviseen rooliin.

Rekrytointiprosessi

Haluamme pitää asiat liikkeessä. Prosessi on suoraviivainen:

1. Hakemus
2. Strukturoitu esittelypuhelu
3. Haastattelu 1 + työnäyte
4. Haastattelu 2 + persoonallisuustesti
5. Suositukset
6. Tarjous

Oletko valmis muuttamaan kaaoksen selkeiksi järjestelmiksi ja auttamaan meitä skaalautumaan? Hae nyt alla olevalla lomakkeella.